Publicado 12 de febrero 2021

Administración Publica no debe pedir información que le sea posible obtener por medios tecnológicos.

Estimados Empresarios,

En un reciente articulo de la revista jurídica Punto Jurídico, se hace referencia al pronunciamiento del Consejo Superior del Poder Judicial hecho mediante Circular 67-2017, en donde se le comunica a los jueces y juezas a que hagan uso de los medios tecnológicos con los cuales cuentan sus despachos de manera que puedan obtener información referente a los procesos que presidan, absteniéndose de requerirlo a las partes; lo anterior debido a que aún es practica de algunos despachos judiciales el requerir documentos tales como: certificaciones de estado civil, de nacimiento, personerías jurídicas, entre otros.

En fecha reciente, una colega y su cliente vivieron en carne propia el no acatamiento de esta circular emitida por el Consejo Superior denegadoseles un recurso de revocatoria, con lo que se les dio por terminado el proceso con una condena en costas (gastos realizados en ocasión de este) por el hecho de no haber entregado una certificación de personería.

La señora abogada afectada solicito una aclaración al Consejo y se le explico lo siguiente:

“Se acordó: Aclarar el acuerdo tomado en la sesión N° 106-2020 celebrada el 5 de noviembre de 2020, artículo XL, en el sentido, que la aplicación de la circular N°67-2017 es de carácter obligatoria, debido a que hace referencia a la Ley N° 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, cuyo artículo 1 dice: “Artículo 1º-Ámbito de aplicación. La presente Ley es aplicable a toda la Administración Pública, central y descentralizada, incluso instituciones autónomas y semiautónomas, órganos con personalidad jurídica instrumental, entes públicos no estatales, municipalidades y empresas públicas. Se exceptúan de su aplicación los trámites y procedimientos en materia de defensa del Estado y seguridad nacional, y no se puede hacer diferenciación donde la ley no la hace.” (Subrayado no es del original)

Conclusión:

1. Es de acatamiento obligatorio para la toda la Administración Pública, central, descentralizada así como para la administración institucional (autónomas y semiautónomas), no pedirles documentos a las partes o a los usuarios que puedan los funcionarios obtener mediante los medios electrónicos que tengan a su alcance.

2. En opinión particular de esta oficina, les recomendamos a todos los usuarios así como a los colegas abogados y abogadas, de sopesar el costo beneficio de no presentar un documento que fácilmente pueda ser obtenido por ustedes tales como lo podría ser una certificación de nacimiento, en el sentido de que, a pesar de que exista obligatoriedad para el funcionario de procurárselo y debido a la relativa premura que podría tener el caso o tramite en específico, podría ser más sencillo simplemente presentar nosotros mismos el documento y no tener que recurrir a procedimientos de revisión de lo actuado por el funcionario con el consecutivo costo para nuestros clientes.

3. En todo caso, se recomienda hacer referencia a la circular 67-2017 cada vez que se nos pida un documento que pueda ser fácilmente obtenible por el funcionario, de manera que se le informe y proceda en acatamiento del orden jurídico vigente.